Introduction
Avant toute implémentation technique ou choix de plateforme, la première étape clé de tout projet de facturation électronique consiste à identifier précisément les cas d’usage existants dans l’entreprise. Cette phase de cadrage permet de garantir que tous les flux concernés – ou exclus – sont bien pris en compte.
Ce dossier expert revient sur la manière d’aborder cet atelier de cadrage, et explique comment en tirer une cartographie claire, complète et exploitable.
1. Pourquoi commencer par les cas d’usage ?
Les cas d’usage constituent le socle de la réforme dans votre entreprise : ce sont eux qui vont déterminer :
- Les flux concernés par la facture électronique,
- Les flux notamment les opérations B2C ou exonérées,
- Les besoins fonctionnels à couvrir par la plateforme de dématérialisation (PDP),
- Et les obligations de e-reporting associées.
Une analyse trop sommaire ou lacunaire entraînera des ruptures dans les processus ou une non-conformité à la réforme.
2. Méthodologie : comment identifier vos cas métiers?
A. Distinguer les flux par typologie d’opération
Il convient de recenser :
- Les ventes et prestations à destination de clients professionnels en France (B2B domestique),
- Les ventes vers des particuliers ou non assujettis (B2C, associations, etc.),
- Les opérations avec des clients ou fournisseurs étrangers (UE et hors UE),
- Les flux internes (intra-groupe, entre établissements),
- Les cas spécifiques (notes de débit/crédit, avoirs, acomptes…).
B. Croiser avec la typologie des clients
Un bon cas d’usage se définit aussi en croisant :
- Le type de client : professionnel, particulier, collectivité, association…
- La localisation du client : France, UE, hors UE.
- Son statut TVA (assujetti ou non).
Cette cartographie sera précisé dans un prochain article.
3. Cas d’usage de la réforme à analyser
| N° | Intitulé |
|---|---|
| Cas n°1 | Multi-commande / Multi-livraison |
| Cas n°2 | Facture déjà payée par l’acheteur ou un tiers désigné à la facturation au moment de l’émission de la facture |
| Cas n°3 | Facture à payer par un tiers désigné au moment de la facturation |
| Cas n°4 | Facture à payer par l’acheteur et prise en charge partiellement par un tiers connu à la facturation (subvention, assurance…) |
| Cas n°5 et 6 | Frais payés par des collaborateurs (hors carte d’achat ou logée), avec facture au nom de l’entreprise (e-invoicing) ou sans facture (simple ticket de caisse) (e-reporting des données de transaction hors facture) |
| Cas n°7 | Facture suite à achat avec carte logée (carte d’achat) |
| Cas n°8 à 10 | Factures à payer à un tiers (dont affacturage) |
| Cas n°11 | Facture avec « Adressée à » (INVOICEE) différent de l’acheteur (BUYER) |
| Cas n°12 | Intermédiaire transparent gestionnaire de facture pour son commettant acheteur |
| Cas n°13 et 14 | Cas de la sous-traitance et co-traitance (B2B / B2C) |
| Cas n°15 | Facture de vente suite à commande / paiement d’un tiers pour le compte de l’ACHETEUR (BUYER) |
| Cas n°16 | Facture de débours pour remboursement de la facture de vente payée par le tiers |
| Cas n°17a | Facture à payer à un tiers, intermédiaire de paiement (ex : Marketplace) |
| Cas n°17b | Facture à payer à un tiers, intermédiaire de paiement et mandat de facturation |
| Cas n°18 | Gestion des notes de débit |
| Cas n°19a | Facture émise avec mandat de facturation |
| Cas n°19b | Auto-facturation |
| Cas n°20 et 21 | Facture d’acompte et facture définitive après acompte |
| Cas n°22a | Facture payée avec escompte – prestations de services (TVA exigible à l’encaissement) |
| Cas n°22b | Facture payée avec escompte – livraisons de biens ou PS (option TVA sur les débits) |
| Cas n°23 | Flux en auto-facturation entre un particulier et un professionnel |
| Cas n°24 | Gestion des arrhes |
| Cas n°25 | Gestion des bons et des cartes cadeaux |
| Cas n°26 | Factures avec clause de réserve contractuelle |
| Cas n°27 | Gestion des tickets de péage |
| Cas n°28 | Gestion des notes de restaurant |
| Cas n°29 | Assujetti unique (art. 256 C du CGI) |
| Cas n°30 | TVA déjà collectée – opération B2C ayant fait l’objet d’une facture a posteriori |
| Cas n°31 | Factures « mixtes » : opération principale + accessoire |
| Cas n°32 | Paiements mensuels |
| Cas n°33 | Opérations soumises au régime de la marge |
| Cas n°34 | Encaissement partiel et annulation d’encaissement |
| Cas n°35 | Notes d’auteur |
| Cas n°36 | Opérations soumises au secret professionnel et échanges de données sensibles |
4. Attention aux cas métiers souvent oubliés
Plusieurs flux sont régulièrement oubliés lors de l’analyse initiale :
- Les autoliquidations de TVA (notamment dans le BTP),
- Les opérations mixtes (ex. vente avec acompte),
- Les ventes en ligne avec paniers mixtes pro/non-pro,
- Les factures multi-lignes avec différents taux de TVA (impact sur le e-reporting de paiement).
Un accompagnement expert permet d’éviter ces angles morts.
Conclusion : une cartographie fonctionnelle comme fondement du projet
La réforme ne s’applique pas uniformément à toutes les entreprises, ni à tous les flux. Seule une analyse fine des cas d’usage permet de bâtir un socle robuste pour le projet.
C’est sur cette base que les ateliers suivants pourront définir les formats, les plateformes et les adaptations internes à prévoir.
Comment TREVYS et son écosystème peuvent vous accompagner
TREVYS vous aide à :
- Identifier et structurer tous vos cas d’usage selon les règles fiscales,
- Cartographier vos flux clients/fournisseurs en croisant les dimensions comptables, fiscales et commerciales,
- Qualifier vos obligations de facture électronique et de e-reporting,
- Prioriser les actions en fonction de votre organisation actuelle et de vos outils internes.
