En cabinet, on voit trop souvent la même erreur : un client pense qu’un relevé bancaire ou une preuve de paiement remplace la facture. Mauvaise nouvelle : ce n’est pas le cas. Sans facture, la comptabilité n’est pas conforme.
1. La règle : la facture est obligatoire
Dès lors qu’un professionnel vend un bien ou réalise une prestation, une facture doit être établie. C’est une obligation légale, pas une option.
- Elle doit être délivrée au moment de la livraison du bien ou de la réalisation de la prestation.
- Dans certains cas (exonérations de TVA, autoliquidation, facturation mensuelle), elle peut être émise plus tard, mais toujours dans des délais stricts.
Un virement bancaire ou un ticket de carte bleue ne prouve qu’une chose : qu’un paiement a eu lieu. Mais il ne dit rien sur la nature de la dépense, le fournisseur, le détail du bien ou service. Autrement dit : ça ne vaut pas pièce comptable.
2. Sous quel format émettre une facture ?
La facture peut être :
- papier, conservée dans un registre ou numérisée,
- électronique, mais uniquement si le processus de facturation est 100 % électronique (scanner une facture papier n’en fait pas une facture électronique).
Dans tous les cas, la facture doit respecter un formalisme précis, contenir toutes les mentions obligatoires, être numérotée sans rupture de séquence et conservée pendant 10 ans.
3. L’authenticité et l’intégrité : un impératif
Une facture doit être lisible, intègre et traçable. Trois méthodes existent :
- mise en place d’un contrôle interne fiable (audit trail),
- signature électronique qualifiée,
- ou facturation via EDI.
Sans ça, l’administration peut remettre en cause la validité des documents et redresser l’entreprise.
4. La conservation
Les factures doivent être classées chronologiquement, avec une numérotation continue (pas de trou, pas de doublon). Si elles comportent plusieurs pages, chaque page doit indiquer son ordre (n/N).
Et surtout : elles doivent être conservées 10 ans.
En résumé
Un relevé bancaire ou une preuve de paiement, ça ne suffit jamais. La facture est la seule pièce comptable recevable pour justifier une dépense professionnelle.
👉 Moralité : si vous voulez que votre comptabilité soit correcte (et éviter les mauvaises surprises en cas de contrôle), fournissez vos factures. Le reste, c’est de la déco.
