Comprendre la réglementation française sur la facturation électronique : ce que votre entreprise doit savoir
La réforme de la facturation électronique en France, qui prend effet à partir de septembre 2026, représente une étape pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Cette initiative s’inscrit dans un effort de modernisation visant à renforcer la compétitivité, simplifier les processus administratifs, et lutter contre la fraude fiscale. Pour les entreprises, il est essentiel de comprendre les implications pratiques de cette réforme et d’anticiper les étapes clés à mettre en œuvre dès 2025 pour être prêtes.
Les fondamentaux de la réforme
À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). L’obligation d’émettre des factures électroniques sera progressive : les grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront se conformer dès 2026, tandis que les PME et microentreprises auront jusqu’au 1er septembre 2027 pour s’y adapter.
Cette réforme exige bien plus que la simple adoption d’un outil technologique : elle nécessite une transformation complète des processus financiers et administratifs.
Les actions à mettre en place dès 2025
- Réaliser un audit complet des circuits de facturation
Avant d’implémenter des solutions techniques, il est nécessaire d’examiner en détail les flux actuels de facturation. Cet audit doit inclure :
- Une cartographie des factures entrantes (provenant des fournisseurs) et sortantes (adressées aux clients).
- Une analyse des circuits de validation, des délais de traitement, et des éventuelles inefficacités.
- L’identification des écarts par rapport aux exigences de la réforme, notamment en termes de formats et de transmission ou encore l’étude des cas d’usage.
Cet audit permettra de poser les bases pour optimiser vos processus et d’évaluer les besoins techniques et organisationnels.
- Mettre à jour vos outils technologiques
Les systèmes d’information existants (ERP, CRM, logiciels de comptabilité) devront être mis à jour ou remplacés pour être compatibles avec la facturation électronique. Voici les étapes à considérer :
- Montée de version : Vérifiez que votre ERP et vos outils de gestion intègrent des fonctionnalités conformes aux exigences de la réforme, telles que le format Factur-X, UBL, ou CII.
- Interopérabilité avec les PDP : Assurez-vous que vos outils peuvent se connecter aux plateformes de dématérialisation immatriculées.
- Automatisation des processus : Intégrez des solutions capables de gérer le cycle complet de la facturation, depuis l’émission jusqu’à la réception et l’archivage.
- Nettoyer et mettre à jour vos bases de données « Tiers »
Pour garantir une transmission fluide des factures électroniques, vos bases de données clients et fournisseurs doivent être précises et à jour. Cette étape implique :
- Vérification des informations : Confirmez l’exactitude des données essentielles telles que les numéros SIRET, adresses électroniques, et coordonnées bancaires.
- Suppression des doublons : Identifiez et supprimez les enregistrements redondants pour éviter des erreurs de routage.
- Coordination avec vos partenaires commerciaux : Informez vos clients et fournisseurs de la plateforme que vous utiliserez et mettez à jour les modalités de transmission des factures.
- Choisir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)
Chaque entreprise devra sélectionner une ou plusieurs PDP pour la transmission et la réception des factures. Ces plateformes jouent un rôle central dans l’écosystème de la réforme, en assurant :
- La conformité des formats de factures avec les normes réglementaires.
- La transmission sécurisée des factures aux destinataires via des canaux agréés.
- La collecte et la transmission des données fiscales à l’administration.
La sélection de votre PDP devra tenir compte de vos besoins spécifiques, du volume de factures traitées, et des services supplémentaires offerts (suivi des factures, conversion de formats, etc.).
- Former vos équipes et accompagner le changement
Le passage à la facturation électronique impacte non seulement les outils, mais aussi les pratiques de travail. La réussite de cette transition repose sur une formation adéquate des équipes concernées :
- Formation technique : Familiarisez vos collaborateurs avec les nouveaux outils et processus.
- Sensibilisation à la réglementation : Assurez-vous que vos équipes comprennent les implications légales et les exigences de conformité.
- Accompagnement au changement : Adoptez une approche collaborative pour intégrer les nouveaux processus au quotidien, en veillant à réduire les résistances éventuelles.
Pourquoi agir dès 2025 ?
Bien que les échéances semblent encore éloignées, les préparatifs nécessaires sont complexes et demandent du temps. Une action précoce permet de :
- Réduire les risques d’erreurs et de non-conformité.
- Minimiser les perturbations opérationnelles liées aux changements technologiques et organisationnels.
- Maximiser les gains d’efficacité en optimisant vos processus dès maintenant.
TREVYS, votre partenaire dans la transition vers la facturation électronique
TREVYS accompagne les entreprises à chaque étape de cette transition stratégique. Nos experts vous aident à :
- Réaliser un audit de vos processus et systèmes actuels.
- Sélectionner et intégrer les outils technologiques adaptés à vos besoins.
- Former vos équipes pour garantir une adoption fluide des nouvelles pratiques.
Avec TREVYS, transformez cette obligation réglementaire en un levier de performance et de compétitivité pour votre entreprise. Contactez-nous dès aujourd’hui pour bénéficier de notre expertise et préparer efficacement votre organisation pour les échéances à venir.