Introduction
La réforme de la facturation électronique impose aux entreprises de revoir non seulement le contenu de leurs factures, mais également le chemin qu’elles parcourent, depuis leur création jusqu’à leur transmission via une plateforme de dématérialisation.
Cet article, centré sur le troisième atelier de cadrage, explique comment cartographier vos flux de facturation pour sécuriser la conformité de bout en bout, anticiper les impacts opérationnels, et structurer la transformation numérique de votre entreprise.
1. Pourquoi cartographier les flux ?
La cartographie vise à représenter graphiquement tous les circuits de facturation émis et reçus. C’est un outil essentiel pour :
- Identifier les acteurs internes et externes impliqués (clients, fournisseurs, SI, tiers),
- Distinguer les canaux de facturation actuels (email, courrier, portail, etc.),
- Répertorier les types de factures (vente, achat, acompte, avoir, auto-facturation…),
- Définir les points d’entrée et de sortie de données vers la future PDP ou le PPF.
2. Étapes méthodologiques de la cartographie
🧭 Étape 1 – Identifier les flux sortants
Pour chaque type de facture émise :
- Qui l’émet ? (équipe, logiciel, entité)
- À qui est-elle destinée ? (pro, particulier, France, UE, hors UE)
- Quel est le format actuel ? (PDF, EDI, papier)
- Quel est le mode d’envoi ? (email, dépôt portail, courrier)
- Est-elle conforme à la réforme ? (flux B2B national ou autre ?)
🧭 Étape 2 – Identifier les flux entrants
Pour chaque type de facture reçue :
- Par quel canal est-elle réceptionnée ?
- Est-elle intégrée dans un outil de gestion ou retraitée manuellement ?
- Est-elle liée à un bon de commande, à une livraison, à un budget ?
- Y a-t-il des vérifications fiscales, comptables ou analytiques ?
🧭 Étape 3 – Visualiser les points de transformation
- Quels flux doivent transiter via une PDP ?
- Quels flux relèvent du e-reporting ?
- Quels flux sont internes ou dématérialisés mais non structurés ?
- Quelles interactions sont à prévoir avec l’ERP, logiciel comptable ou outils métiers ?
3. Cartographie visuelle : un livrable à formaliser
Une cartographie visuelle des flux doit figurer parmi les livrables finaux de l’atelier. Elle peut se présenter sous forme de :
- Schémas type BPMN (Business Process Model),
- Cartes de flux (type Sankey),
- Diagrammes interactifs dans l’ERP.
Chaque flux devra être qualifié selon :
- Son niveau de digitalisation actuel,
- Son niveau de conformité attendu,
- Les modifications à engager pour qu’il transite par la bonne plateforme, au bon format.
5. Pièges à éviter
- ❌ Limiter la cartographie aux flux comptables uniquement : tous les flux métiers doivent être inclus (compta, commerce, achat, logistique).
- ❌ Oublier les entités juridiques spécifiques (filiales, établissements secondaires, GIE, etc.).
- ❌ Négliger les cas particuliers : affacturage, auto-facturation, co-traitance, marketplace, etc.
- ❌ Confondre flux de facturation et flux de paiement (traités dans un autre atelier).
Conclusion : une cartographie complète pour sécuriser la suite du projet
Cet atelier joue un rôle stratégique : il conditionne les choix à venir en matière de plateforme, d’interface et de paramétrage technique. Une cartographie bien réalisée permet de passer sereinement aux ateliers suivants : choix des plateformes, gestion des données, traitement des cas complexes.
Comment TREVYS et son écosystème peuvent vous accompagner
Nos équipes interviennent pour :
- Structurer l’analyse de vos flux par entité, activité ou outil,
- Animer les ateliers métiers pour collecter les cas réels,
- Produire une cartographie exhaustive, visuelle et exploitable pour votre SI,
- Identifier les adaptations techniques nécessaires avec vos intégrateurs, éditeurs ou prestataires.
